NVTC vind dat het vanzelfsprekend zou moeten zijn dat iedereen binnen een organisatie zich gerespecteerd en veilig voelt en dat er geen groepen of individuen buitengesloten worden. Het is belangrijk om dit regelmatig te onderzoeken, ook wanneer er niets mis lijkt te zijn. Iedere deelnemer binnen de organisatie zou bij dit onderzoek betrokken moeten worden. Toezichthouders kunnen op die manier de mogelijke zwakke plekken van de organisatie inventariseren.
Voorkomen is beter dan genezen. – iedereen, altijd, overal…
Mocht er zich toch een incident voordoen, dan komen toezichthouders vanzelfsprekend in actie zodra er concrete meldingen van grensoverschrijdend gedrag zijn.
Richtlijnen voor veiligheid en diversiteit
Op de bijeenkomst die NVTC samen met Cultuur + Ondernemen in 2022 organiseerde kwamen een aantal adviezen tot stand met betrekking tot richtlijnen voor diversiteit en veiligheid. Ons streven is om deze richtlijnen in onderling overleg te blijven optimaliseren.
1. Vertrouw niet alleen op procedures, maar kijk ook naar de dagelijkse gang van zaken in organisaties
Toezichthouders moeten niet pas in actie komen wanneer er concrete meldingen zijn van grensoverschrijdend gedrag maar om ook kijken naar de dagelijkse gang van zaken in een organisatie; hoe zit de organisatie in elkaar, wat zijn de omgangsvormen, worden bepaalde groepen of individuen uitgesloten en hoe wordt er leidinggegeven? Juist wanneer er niets mis is. Op die manier kunnen toezichthouders erachter komen waar het mogelijk wringt in de organisatie.
Het is belangrijk dat organisaties een gedragscode hebben en procedures rond meldingen van grensoverschrijdend gedrag. Maar formele procedures zijn niet genoeg, het onderwerp moet ook ‘levend’ worden gehouden. Dat betekent dat je regelmatig moet bespreken hoe je binnen de organisatie met elkaar wilt omgaan en voor iedereen een veilige werkplek creëert.
2. Benut vertrouwenspersonen en verschillende andere informatiebronnen
Steeds meer organisaties wijzen vertrouwenspersonen aan, zowel in- als extern. Het is belangrijk dat de vertrouwenspersoon een keer per jaar verslag komt doen van eventuele meldingen bij de raad van toezicht. Op die manier kan de raad van toezicht een vinger aan de pols houden, het bestuur kritisch bevragen en zo nodig ingrijpen.
Eventuele rapporten van de vertrouwenspersoon kunnen de raad van toezicht, samen met werknemerstevredenheidsonderzoeken en gegevens over ziekteverzuim, een beeld geven van waar er in de organisatie iets niet lekker loopt.
Er zijn verschillende redenen om de voorkeur te hebben voor een interne of juist externe vertrouwenspersoon. Een externe vertrouwenspersoon is onafhankelijker waardoor medewerkers hem of haar eerder vertrouwen en eerder bij deze persoon durven aan te kloppen met een klacht. Daar staat tegenover dat een interne vertrouwenspersoon de bedrijfscultuur beter kent en klachten daardoor beter kan duiden.
3. Doe bij klachten serieus onderzoek én wacht de uitkomsten af
Het is belangrijk om bij meldingen van klachten onderzoek te laten doen, liefst door een onafhankelijke, externe partij. De raad van toezicht kan in dat stadium het best even niets zeggen en de resultaten van het onderzoek af wachten.
Belangrijk is ook om zo snel mogelijk vast te stellen of het over een mogelijk strafbaar feit gaat en of het slachtoffer een klacht wil indienen. In dat geval is mediation geen optie, omdat aan de basis daarvan de afspraak ligt dat er geen klacht wordt ingediend. Het laten uitvoeren van een onderzoek naar aard en omvang van klachten over grensoverschrijdend gedrag door een extern bureau hoeft niet per definitie heel duur te zijn. Een korte scan om een indruk te krijgen van de ernst van het probleem, behoort ook voor minder kapitaalkrachtige organisaties tot de mogelijkheden.
Een melding kan rechtstreeks bij de raad komen. Een oplossing voor die gevallen kan zijn om de betreffende persoon op een rustig moment, liefst met iemand anders erbij, zijn of haar verhaal te laten doen en om dan alleen goed te luisteren. Zeker als er nog onderzoek loopt, is het verstandig dat je als toezichthouder geen standpunten inneemt of toezeggingen doet. Je beschikt immers nog niet over alle informatie én je kunt iemand niet altijd helpen. Bovendien moet je zoveel mogelijk boven de partijen blijven staan om je toezichthoudende rol goed te kunnen vervullen.
4. Als een klacht de directeur-bestuurder zelf betreft, moet je je verantwoordelijkheid als werkgever nemen
Wat doe je als raad van toezicht wanneer de klacht de directeur-bestuurder zelf betreft? In dat geval ben je als werkgever van de directeur-bestuurder meteen zelf aan zet. Hoe je dan handelt, hangt vanzelfsprekend ook af van de zwaarte van de klacht. Bij een ernstige klacht is het raadzaam om de betreffende directeur-bestuurder naar huis te sturen of te schorsen. Met name in situaties waarin het onveilig is in de organisatie of er te veel onrust is op de werkvloer, is dit in veel gevallen de beste – voorlopige – oplossing.