Kunst en cultuur met veiligheid omringen.
NVTC: Vertrouw op procedures en doe aan preventie, dat wil zeggen: bekijk regelmatig de dagelijkse gang van zaken in de organisatie.
Toezichthouden op veiligheid in de werkomgeving, 5 tips
Toezichthouders
Toezichthouders komen in actie wanneer er concrete meldingen zijn van grensoverschrijdend gedrag – en idealiter eerder.
Wat is de dagelijkse gang van zaken in de organisatie? Hoe zit de organisatie in elkaar? Wat zijn de omgangsvormen? Staan bepaalde groepen of individuen buiten? Wat is de stijl van leidinggeven? Dit is van belang, juist wanneer er niets mis is. Zo kan jij als toezichthouder erachter komen waar het mogelijk wringt in de organisatie. Het helpt daarbij als je je blik verbreedt naar andere geledingen in de organisatie dan alleen de directeur-bestuurder.Gedragscode
Een gedragscode en procedures rond meldingen van grensoverschrijdend gedrag – ze zijn belangrijk.
Met formele procedures is het verhaal niet klaar, het liefst hou je het onderwerp ‘levend’. Juist om te voorkomen dat het toch mis gaat. Regelmatig bespreken hoe je binnen de organisatie met elkaar omgaat helpt om voor iedereen een veilige werkplek te creëren. Toezichthouders zijn ervoor om te checken of en hoe dit gebeurt.Vertrouwenspersonen
Benut vertrouwenspersonen en verschillende andere informatiebronnen.
Steeds meer organisaties wijzen vertrouwenspersonen aan, zowel in- als extern. Het is belangrijk dat de vertrouwenspersoon een keer per jaar bij de raad van toezicht verslag doet. Op die manier kan jij als lid van de raad van toezicht een vinger aan de pols houden, het bestuur kritisch bevragen en zo nodig ingrijpen, ook als individuele melders geen formele aanklacht indienen of geen stappen van de raad vragen. Ook goed om na te gaan waar meldingen terecht komen. Gebeurt het ook dat meldingen “verdwijnen” zonder dat er iets mee is gebeurd? De rapporten van de vertrouwenspersoon, samen met de uitslag van werknemerstevredenheidsonderzoeken en gegevens over ziekteverzuim, geven een goed beeld van het werkklimaat in de organisatie.Onderzoek
Onderzoek klachten serieus én wacht de uitkomsten af.
Bij klachten onderzoek laten doen, het liefst door een onafhankelijke, externe partij. De raad van toezicht kan in dat stadium het best even niets zeggen en de resultaten van het onderzoek afwachten. Blijft onderzoek en een serieuze behandeling van klachten uit, dan is het mogelijk dat melders hun verhaal in de media doen. Met schade voor de organisatie als gevolg.
Betreft het mogelijk een strafbaar feit, wil het slachtoffer een klacht indienen? Een oplossing voor die gevallen kan zijn om de betreffende persoon op een rustig moment, liefst met iemand anders erbij, zijn of haar verhaal te laten doen en om dan alleen goed te luisteren. Realiseer je dat je vaak niet over alle informatie beschikt én dat je iemand niet altijd kunt helpen. Slachtoffers hopen meestal op twee dingen: dat het stopt, en dat de dader weg zal gaan. En dat kun jij als lid van de raad van toezicht niet altijd bieden. Bovendien sta je zoveel mogelijk boven de partijen om je toezichthoudende rol goed te vervullen. Het laten uitvoeren van een onderzoek naar aard en omvang van klachten over grensoverschrijdend gedrag door een externe partij is verstandig. Ook voor minder kapitaalkrachtige organisaties behoort een korte scan om een indruk te krijgen van de ernst van het probleem tot de mogelijkheden.Actie ondernemen
Wat doe je als raad van toezicht wanneer de klacht de directeur-bestuurder zelf betreft? In dat geval ben je als werkgever van de directeur-bestuurder meteen aan zet. Hoe je dan handelt, hangt vanzelfsprekend ook af van de zwaarte van de klacht. Bij een ernstige klacht is het raadzaam om de betreffende directeur-bestuurder naar huis te sturen of te schorsen, desnoods met als reden ziekte of een ander gelegenheidsargument. Met name in situaties waarin het onveilig is in de organisatie of er te veel onrust is op de werkvloer, is dit in veel gevallen de beste – voorlopige – oplossing.
Deze adviezen kwamen tot stand op de bijeenkomst die NVTC samen met Cultuur + Ondernemen in 2022 organiseerde.